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Caso de estudio
Un portal de incorporación para nuevos clientes de un estudio editorial, pensado para ordenar el primer intercambio: brief, referencias, plazos y entregas parciales.
Contexto
El estudio recibía pedidos por correo y redes, con información dispersa. El portal centraliza el primer contacto y deja registro de cada decisión.
Cada cliente llegaba con un encargo distinto: una revista, un catálogo, una identidad. Pero el proceso de entrada era siempre el mismo: varios correos, archivos sueltos, referencias mezcladas y una fecha de entrega que se definía recién al final. Eso generaba idas y vueltas que demoraban el arranque real del proyecto.
El portal ordena ese primer tramo. El cliente completa un formulario con el tipo de pieza, el tono deseado, los plazos estimados y los referentes visuales. Todo queda en un solo lugar, visible para ambas partes.
Una página de ingreso con pasos claros: datos del proyecto, referencias, presupuesto tentativo y cronograma. Cada paso guarda lo cargado, así el cliente puede retomar el formulario sin perder lo anterior.
Del lado del estudio, el portal muestra un resumen de cada solicitud con etiquetas de estado: recibido, en revisión, aprobado. Eso permite responder con contexto y evitar preguntas repetidas.
La interfaz sigue la retícula editorial del estudio: tipografía serif para títulos, sans para formularios y una paleta neutra con acentos en naranja quemado. Los campos se agrupan por bloques temáticos, no por orden alfabético.
El formulario pide lo mínimo indispensable. Si el cliente no tiene referencias, puede saltar ese paso. Si no conoce el plazo, se ofrece un rango sugerido. La idea es reducir fricción, no sumar requisitos.
El primer intercambio pasó de cinco o seis correos a una sola carga inicial. El estudio recibe la información completa antes de la primera reunión, y el cliente entiende qué datos hacen falta para arrancar.
El portal no reemplaza la conversación, la ordena. Cada proyecto nuevo comienza con un registro claro, y eso se nota en la calidad del brief y en los tiempos de respuesta.
Este caso forma parte de una serie sobre procesos internos del estudio. Podés ver el siguiente proyecto sobre el flujo de reservas estacionales o revisar el resto del portafolio.